Actas: documentos en los que constan las decisiones de:

• Los órganos colegiados de las sociedades, tales como juntas de socios o asambleas de accionistas, así como las juntas directivas.
• Los órganos de dirección y administración de las entidades sin ánimo de lucro, tales como las Asambleas de fundadores, Asamblea de asociados, Junta Directiva, entre otros.

Se entiende configurada el acta cuando en el escrito se encuentran todos los requisitos solicitados en el art. 189 del Código del Comercio.

Las actas gozan de la presunción legal de autenticidad, por lo tanto, las personas que lo suscriben como presidente y secretario de la reunión, dan fe y responden por la veracidad de su contenido.

Libros: conjunto de hojas destinadas por las personas jurídicas y naturales para almacenar la información relacionada con los negocios, la operación, la administración, o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o en la entidad.

Documentos: escritos donde constan las decisiones tomadas por una o más personas, donde se disponen derechos o se toman a nombre propio, o en virtud de los cargos, decisiones que afectan a una sociedad o a una entidad sin ánimo de lucro.

1. Las actas y documentos privados inscritos en los registros públicos adquieren la calidad de documentos públicos, es decir, cualquier persona podrá tener acceso a ellos a través de los certificados expedidos por la CCB.
2. Los actos inscritos en el Registro Mercantil o en el Registro de las Entidades Sin Ánimo de Lucro adquieren el efecto de la oponibilidad, es decir, los efectos jurídicos que cause el documento se extienden a terceros (personas ajenas a quienes suscribieron el acta o documento).
3. Las actas y documentos inscritos en la CCB gozan de la presunción de la buena fe, es decir, se asume que su contenido es cierto y verdadero.

Las tachas de falsedad que puedan iniciarse sobre éstos serán tramitadas por el interesado ante la autoridad civil o penal correspondiente y en contra de las personas que suscriben u otorgan los documentos.

Además de la obligación legal establecida para las personas jurídicas, el registro de los libros les otorga el efecto de la oponibilidad frente a terceros. Las sociedades comerciales que inscriban sus libros pueden pertenecer al Círculo de Afiliados de la Cámara de Comercio de Bogotá y disfrutar de múltiples beneficios.

Consulte los costos de los derechos de inscripción de cada uno de los actos contenidos en las actas, libros y/o documentos privados. 

Tenga en cuenta que la inscripción de libros no genera cobro de impuesto de registro una vez emitido el documento (fecha del documento).

Una vez emitido el documento (fecha del documento) o configurado el acto, la ley otorga un plazo para ser inscrito en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, so pena de obtener una sanción pecuniaria por mora sobre el impuesto de registro, la cual se liquida diariamente:

• Las actas y documentos emitidos en Colombia tienen dos (2) meses para su radicación.
• Las actas y documentos emitidos en el exterior tienen tres (3) meses para su radicación.

Los derechos de inscripción son una tarifa estándar, que varía de acuerdo con las modificaciones que tenga el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.

Cuando el documento no tiene intrínseco o incorporado un interés económico (actos sin cuantía), como por ejemplo la reforma del nombre de la sociedad o de la entidad, los nombramientos o cambio de objeto, el valor del impuesto es una tarifa estándar (de acuerdo con la ley, corresponde a cuatro (4) Salarios Mínimos Legales Diarios Vigentes), que varía de conformidad con las modificaciones que tenga el Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.

De acuerdo con lo estipulado en el Decreto 019 de 2012, los libros que deben inscribirse son:

Comerciantes: libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios.

Entidades Sin Ánimo de Lucro: los libros de asociados, actas del máximo órgano social y demás respecto de los cuales la ley establezca esta formalidad.

Nota: los libros de contabilidad y los de actas de las juntas directivas ya no se inscriben en los registros públicos que administran las cámaras de comercio.

"Teniendo en cuenta la nueva reglamentación, lo invitamos a consultar los libros que su empresa está obligada a tener registrados. Adicionalmente, si su empresa se ha transformado de tipo de sociedad, es importante hacer esta revisión".

Las actas y documentos no inscritos no tienen efectos legales frente a terceros. En el caso de las sociedades, según lo contemplado en el art. 29 del Código del Comercio. En el caso de las entidades sin ánimo de lucro, según lo dispuesto en la Circular Única de la SIC, circulares 4 y 8 de 2007 de la SIC y Circular 8 de 2008 de la SIC.

Está incumpliendo con sus obligaciones como comerciante y como entidad sin ánimo de lucro, lo cual puede implicar sanciones por parte de las diferentes entidades de control, inspección y vigilancia. Para las sociedades: Superintendencia Financiera, Superintendencia de Sociedades. Para las entidades sin ánimo de lucro: Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y Gobernación de Cundinamarca, entre otras.

La inscripción se debe hacer dentro de los plazos establecidos por la ley. De lo contrario, se generan intereses de mora del impuesto de registro. 

La inscripción es el método más efectivo de control, organización y actualización sobre la persona jurídica.

Realice la inscripción de sus libros, actas y documentos en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.